信息沟通(Information communication)
什么是信息沟通
信息沟通是指可解释的信息由发送人传递到接收人的过程.具体地说,它是人与人之间思想、感情、观念、态度的交流过程,是情报相互交换的过程.
要准确理解信息沟通的含义,需注意以下几点:
(1)信息沟通首先是信息的传递,如果信息没有被传递,信息沟通就没有发生.
(2)成功的信息沟通,不仅需要信息被传递,还要被理解.
(3)信息沟通的主体是人,即信息沟通主要发生在人与人之间.
(4)由于管理过程中各种信息沟通相互关联、交错,所以管理者把各种信息沟通过程看成是一个整体,即管理信息系统.
信息沟通的渠道
(1)正式渠道沟通(权威但刻板)
正式渠道是指按组织结构和管理层来传递信息进行沟通的渠道.按信息的流向,正式渠道可分为纵向沟通和横向沟通,而纵向沟通又可分为下行沟通和上行沟通.
(2)非正式渠道沟通(灵活但易失真)
非正式渠道是指不受正式组织约束的组织成员之间的信息沟通渠道.非正式沟通信息传递速度快、信息量大、覆盖面广,可以满足职工的安全等需要,常常是积极的、卓有成效的,但它有一定的片面性.
信息沟通的方式和适用场景
一、团体沟通
"团体沟通",顾名思义是指至少三人以上参加的信息沟通活动.团体沟通主要有以下两种常用的沟通方式:会议沟通和E-Mail(或书面)沟通.
1、会议沟通
"会议沟通"是一种成本较高的沟通方式,沟通的时间一般比较长,因此常用于解决较重大、较复杂的问题.如下的几种情境宜采用会议沟通的方式进行:
(1)需要统一思想或行动时(如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等);
(2)需要当事人清楚、认可和接受时(如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等);
(3)传达重要信息时(如项目里程碑总结活动、项目总结活动等);
(4)澄清一些谣传信息,而这些谣传信息将对团队产生较大影响时;
(5)讨论复杂问题的解决方案时(如针对复杂的技术问题,讨论已收集到的解决方案等).
2、E-Mail或书面沟通
"E-Mail(或书面)沟通"是一种比较经济的沟通方式,沟通的时间一般不长,沟通成本也比较低.这种沟通方式一般不受场地的限制,因此被我们广泛采用.这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用.在计算机信息系统普及应用的今天,我们很少采用纸质的方式进行沟通,因此以下只针对"E-Mail"的沟通方式进行总结.如下的几种情境宜采用E-Mail的沟通方式进行:
(1)简单问题小范围沟通时(如3~5个人沟通一下产出物最终的评审结论等);
(2)需要大家先思考、斟酌,短时间不需要或很难有结果时(如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等);
(3)传达非重要信息时(如分发周项目状态报告等);
(4)澄清一些谣传信息,而这些谣传信息可能会对团队带来影响时.
二、个体沟通
所谓"个体沟通",是指两人之间的沟通.个体沟通主要有以下三种常用的方式:当面沟通、电话沟通和E-Mail(或书面)沟通.
1、当面沟通
"当面沟通"是一种自然、亲近的沟通方式,这种沟通方式往往能加深彼此之间的友谊、加速问题的冰释.如下的几种情境宜采用当面沟通的方式进行:
(1)彼此之间的办公距离较近时(如两人在同一办公室);
(2)彼此之间存有误会时;
(3)对对方工作不太满意,需要指出其不足时;
(4)彼此之间已经采用了E-Mail的沟通方式但问题尚未解决时.
需要提醒注意的是:沟通双方如果距离不是很远,请优先采用当面沟通的方式.我有时看到沟通双方的距离不过一二十米还采用电话沟通的方式,这是非常不可取的.
2、电话沟通
"电话沟通"是一种比较经济的沟通方式.如下的几种情境宜采用电话沟通的方式进行:
彼此之间的办公距离较远、但问题比较简单时(如两人在不同的办公室需要讨论一个报表数据的问题等);
彼此之间的距离很远,很难或无法当面沟通时;
彼此之间已经采用了E-Mail的沟通方式但问题尚未解决时.
需要特别注意的是:在成本相差无几的情况下,请优先采用当面沟通的方式.
3、E-Mail(或书面)沟通
"E-Mail(或书面)沟通"是一种最经济的沟通方式.沟通的时间一般不长,并且不受场地的限制,因此被我们广泛采用.这种方式一般在解决较简单的问题或互相知会一些信息时采用.在计算机信息系统普及应用的今天,我们很少采用纸质的方式进行沟通,因此以下只针对"E-Mail"的沟通方式进行总结.如下的几种情境宜采用E-Mail沟通的方式进行:
(1)小问题沟通时(如双方讨论一下某函数的使用语法等);
(2)复杂问题需要借助"书面"才能表达清楚时(这类问题往往需要采用书面表达和口头表达相结合的方式);
(3)需要对方先思考、斟酌,短时间不需要或很难有结果时(如请教对方一个技术问题时先将问题告知对方等).
需要特别注意的时:在E-Mail来回多次而问题尚未得到解决或甚至引起误解时,一定要及时终止E-Mail这种沟通方式,改用电话沟通或当面沟通的方式进行.
需要特别指出的是,个体之间沟通时,尽量多采用当面沟通的方式进行."能当面沟通的,就不要采用电话沟通;能电话沟通的,就不要采用E-Mail沟通",这是"个体沟通"方式的基本选用原则